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Conformité RH en agence : les 4 points à vérifier chaque semaine

Publié le 21 octobre 2026 · 6 min de lecture · Par Youssef Belmehdi, cofondateur de Dailymate

En agence d'aide à domicile, on recrute souvent, vite, et parfois dans l'urgence. Résultat : les formalités RH passent après le planning. Elles ne sont jamais urgentes… jusqu'au jour d'un contrôle, d'un accident du travail ou d'un litige aux prud'hommes.

Chez nous, la règle est simple : un créneau fixe par semaine, et quatre points vérifiés à chaque fois.

1. La DPAE : avant la prise de poste, sans exception

La déclaration préalable à l'embauche doit être faite auprès de l'Urssaf avant que le salarié commence à travailler, au plus tôt huit jours avant l'embauche. C'est vrai pour un CDI comme pour un CDD de remplacement de quelques jours.

Conservez l'accusé de réception dans le dossier du salarié.
Dans un modèle de tâche « Nouvel intervenant », mettez la DPAE en première étape.

2. La visite médicale : la planifier dès l'embauche

Tout nouveau salarié doit bénéficier d'une visite d'information et de prévention auprès du service de prévention et de santé au travail, en principe dans les trois mois suivant sa prise de poste (avec des règles particulières pour certains postes et certains salariés). Le délai passe vite quand on recrute plusieurs intervenants par mois.

Demandez le rendez-vous dès la signature du contrat.
À réception, enregistrez l'avis et classez le document dans le dossier.

3. La complémentaire santé : adhésion ou dispense écrite

L'employeur doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés. Certains peuvent en être dispensés (par exemple selon la durée de leur contrat ou s'ils sont déjà couverts par ailleurs), mais la dispense doit être demandée par écrit par le salarié et conservée.

Pour chaque salarié en CDI ou en CDD : soit une adhésion, soit une dispense signée.
Un dossier sans l'une ni l'autre est un risque en cas de contrôle.

4. L'annualisation : surveiller les compteurs en continu

Avec un temps de travail annualisé, les heures réalisées peuvent s'écarter du contrat d'un mois sur l'autre. Le problème, c'est de le découvrir en fin de période de référence, quand il est trop tard pour rééquilibrer.

Regardez chaque semaine les intervenants dont le compteur s'écarte nettement des heures prévues au contrat, à la hausse comme à la baisse.
Rééquilibrez au fil de l'eau : proposer des heures à celles qui sont en dessous, soulager celles qui sont au dessus.
Vérifiez les règles applicables avec votre convention collective et votre accord d'entreprise.

Le créneau RH de la semaine : 30 minutes, toujours le même jour. On ouvre la liste, on traite ce qui peut l'être, on crée une tâche de rappel pour le reste. C'est tout.

Checklist conformité

Chaque salarié a une DPAE enregistrée, avec sa date.
Chaque nouveau salarié a un rendez-vous de visite médicale.
Chaque salarié a une adhésion à la mutuelle ou une dispense écrite.
Les compteurs d'annualisation qui s'écartent du contrat sont repérés et suivis.

Cet article donne des repères pratiques et ne remplace pas un conseil juridique. Vérifiez les règles applicables à votre situation auprès de votre réseau, de votre expert comptable ou des sites officiels (Urssaf, service public).

Comment Dailymate vous aide

L'onglet Conformité de Dailymate, compatible avec Ximi, vérifie les dossiers de vos salariés agence par agence et vous signale ce qui manque :

DPAE : salariés dont la date ou le document manque. Ajoutez la date, déposez le document ou créez une tâche de rappel.
Visite médicale : salariés sans rendez-vous, « à planifier » puis « urgent » quand le délai approche.
Complémentaire santé : salariés en CDI ou CDD sans mutuelle ni dispense enregistrée.
Temps de travail : intervenants dont le compteur annualisé dépasse les seuils définis par rapport à leur contrat.

Pour chaque salarié, vous pouvez le contacter, créer une tâche de rappel ou ouvrir sa fiche dans votre logiciel de gestion.

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